JoinedForces LAN-Party

Regelement

Gepost op: 2015-09-10 11:43:24

Algemeen Reglement JoinedForces LAN

Algemeen Reglement voor alle evenementen georganiseerd door JoinedForces.

Versie 1.4

A. Tickets

1) Bij het aanschaffen van een ticket c.q. deelname aan het evenement gaat deelnemer akkoord met de algemene voorwaarden van de organisatie. Alle tickets die verkocht worden, blijven altijd eigendom van de organisator. Is een deelnemer jonger dan 18 jaar, dient deelnemer schriftelijke toestemming van zijn/haar ouders c.q. voogd te hebben voor deelname aan het evenement. Zonder deze toestemming is deelnemer uitgesloten van deelname aan het evenement. JoinedForces en onderliggende vereniging behoudt zich het recht het evenement te annuleren. Dit gebeurt maximaal tot 14 dagen voor aanvang van het evenement. Wij zullen door de deelnemer betaalde toegangsbewzijen terugbetalen binnen 14 dagen. Eventueel gemaakte kosten (Eg: geboekt vervoer, overnachtingen) zullen niet worden vergoedt.

2) a) Doorverkoop van tickets is alleen toegestaan bij onderling overleg tussen de deelnemer en de organisator. Voor aanvang van het evenement ontvangt u een incheckcode, na activering staat het ticket geregistreerd op naam van de activator.
b) Bij doorverkoop van de tickets zal de verkoper geen winstbedrag mogen voeren en zal dezelfde prijs of lager gelden als bij de verkoop van het ticket door de organisator aan de deelnemer.

3) Er zal nimmer restitutie van de betaalde gelden plaatsvinden. Uitzonderingen hierop zijn sterfgevallen binnen de familie t/m eerstegraad en/of ziekte van een familielid t/m eerstegraad. Let wel, je dient hiervoor wel een overlijdens- c.q. doktersverklaring aan ons toe te sturen. De deelnemer dient zelf zorg te dragen voor een reis- en annuleringsverzekering en een eventuele aanvullende verzekering moeten afsluiten voor hun apparatuur indien zij dit wensen (let op dekking voor reizen binnen Nederland en voor computerapparatuur). Benodigde documenten om de annulering in te dienen bij de verzekeringsmaatschappij kunnen afgestemd worden via mail: info(at)joinedforces.eu

4) Men dient de pas of het bandje, als bewijs van betaling, zichtbaar voor organisatieleden te dragen. De organisatie en haar vrijwilligers zijn bevoegd om een bezoeker naar dit betalingsbewijs te vragen. Wanneer geconstateerd wordt dat een bezoeker onrechtmatig op de locatie verblijft, kan de bezoeker er voor kiezen om de locatie per direct te verlaten of alsnog een toegangsbewijs te kopen voor het ‘betalen aan de deur’ tarief. Dit tarief zal worden verhoogd met een boete van € 25,-.

B. Aansprakelijkheid

1) De organisatie is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal, inbreuken op intellectuele eigendomsrechten van derden of vernieling van persoonlijke eigendommen. De deelnemer is te allen tijde aansprakelijk voor alle schade die door de deelnemer wordt toegebracht aan onder meer de organisatie, haar netwerk, het stroomnet, de locatie, stoelen, tafels, het sanitair, activiteiten, de infrastructuur, het parkeerterrein, overige deelnemers en andere externe partijen. Hierbij nadrukkelijk inbegrepen schade bij het aansluiten van materialen op ons netwerk en/of stroomnet.

2) Deelnemer vrijwaart de organisatie voor alle aanspraken van derden die verband houden met de wijze waarop de deelnemer gebruikmaakt van het netwerk tijdens het evenement. Bij het met opzet vernielen van eigendommen van anderen volgt tevens verwijdering van de locatie zonder teruggave van toegangsgeld en aangifte bij de politie. De verwachting van de organisator is dat de deelnemer zich naar behoren zal gedragen, zodat er geen negatieve gevolgen komen voor partners. Instructies van medewerkers van het evenement dienen te worden opgevolgd.

C. Illegale activiteiten

1) Het in bezit zijn en/of gebruiken van een wapen is niet toegestaan. Onder deze regel valt ook het gebruik van zogeheten spudguns en paintballwapens.

2) Elke vorm van hacken is verboden. Hieronder valt o.a. het onrechtmatig toegang verschaffen tot andere apparatuur van andere bezoekers, organisatie, of van anderen. Er wordt hierop streng toezicht gehouden, onder meer door het registreren en analyseren van (verdacht) netwerkverkeer. Ditzelfde geldt voor het onrechtmatig verhinderen van deelname middels zogenaamde (D)DOS aanvallen. Bij een geconstateerde overtreding wordt deelnemer uitgesloten van verdere deelname aan het evenement, zonder teruggave van toegangsgeld.

3) Deelnemer is het verboden illegale software en materialen mee te nemen naar het evenement. Deelnemer is te allen tijde verantwoordelijk voor alle door zijn/haar meegebrachte software en materialen. Bij een geconstateerde overtreding zullen de officiële instanties op de hoogte worden gesteld. Bij een geconstateerde overtreding wordt deelnemer uitgesloten van verdere deelname aan het evenement, zonder teruggave van toegangsgeld.

4) Cheaten ofwel oneerlijk deelnemen aan competities tijdens het evenement is verboden. De organisatie bepaalt te allen tijde wat onder cheaten of oneerlijk deelnemen wordt verstaan. Bij een geconstateerde overtreding wordt deelnemer uitgesloten van verdere deelname aan het evenement, zonder teruggave van toegangsgeld.

5) De organisatie behoudt zich het recht voor om vermeende schendingen van de algemene voorwaarden te onderzoeken. Hierbij kan informatie over de gebruiker(s) of de klagende partij worden ingewonnen en kan het materiaal op de server en het netwerk van de organisatie worden onderzocht. Deelnemer machtigt de organisatie hierbij om samen te werken met gerechtelijke autoriteiten in het onderzoeken van vermeende criminele schendingen, rechthebbenden in het onderzoeken van inbreuken op intellectuele eigendomsrechten en systeembeheerders van andere internet providers of netwerk- en computerfaciliteiten om op de naleving van de algemene voorwaarden toe te zien. Bij een dergelijke samenwerking kan bijvoorbeeld de gebruikersnaam, het IP-adres of andere identificerende informatie over een deelnemer worden doorgegeven, een en ander met inachtneming van de wettelijke privacyregelgeving.

D. Alcohol/verdovende middelen

1) Op het evenement mogen enkel alcoholhoudende dranken genuttigd worden door personen van 18 jaar of ouder. Drink met mate. Mocht een bezoeker onder invloed van alcohol overlast veroorzaken, dan zal deze van het evenement verwijderd worden zonder teruggave van toegangsgeld.

2) Gebruik van hard- of softdrugs is niet toegestaan. Bezoekers dienen zich te houden aan de wettelijke regels die in Nederland hiervoor gelden. Een ieder die wordt betrapt op het verkopen van hard- of softdrugs zal van de locatie worden verwijderd zonder teruggave van toegangsgeld en worden overgedragen aan de plaatselijke autoriteiten.

E. Gedrag

1) Het is niet toegestaan om drank, etenswaren of andere artikelen te verkopen zonder toestemming van de organisatie. Het aanbrengen van reclame-uitingen en het uitdelen van goederen en goodies is niet toegestaan zonder vooraf schriftelijk overleg met de organisatie. Uitzondering hierop is logo’s op kleding van het gaming team en de manager. Overtreding van deze regels leiden tot een officiële waarschuwing en bij het negeren daarvan, verwijdering van de locatie zonder teruggave van toegangsgeld.

2) Het is verboden zich op de evenementen te gedragen op een wijze welke door anderen als provocerend, bedreigend, beledigend of discriminerend kan worden ervaren, dan wel als hinderlijk of als enigerlei wijze de orde en rust verstorend. Hieronder valt het scanderen van leuzen die door anderen als discriminerend kunnen worden ervaren. Een en ander ter beoordeling door gebruikers. Bij overtreding van deze regel zal door de organisatie of hiervoor aangewezen/bevoegde personen een waarschuwing geven. Bij herhaling van overtreding kan de toegang tot het evenement ontzegd worden zonder teruggave van toegangsgeld.

3) In het geval van een vechtpartij tussen twee of meer personen zullen de betrokken personen tot de orde geroepen worden en gestopt worden. Als de betrokkenen de locatie niet vrijwillig willen verlaten, zullen zij worden overgedragen aan de politie.

4) Afval dient te worden gedeponeerd in de daarvoor bestemde bakken/containers. Deze staan op diverse plaatsen op de locatie. Het maken van rommel, in welke vorm dan ook, zal worden bestraft: als een deelnemer betrapt wordt op het maken van rommel, kan hem de opruimingskosten á 40 euro per uur in rekening worden gebracht.

5) Voor particulieren is het vaak gratis om grof afval en bruin/witgoed, als bankstellen, stoelen, matrassen, tenten, koelkasten en magnetrons, in te leveren bij het depot in de eigen woonplaats. Indien dit soort materialen als bedrijfsafval wordt aangeboden zijn de kosten echter zeer hoog. Daarom is het niet toegestaan om grof afval of bruin/witgoed achter te laten op de locatie. Indien dit toch gebeurt, worden de kosten voor het afvoeren van dit soort afval doorberekend aan de eigenaar/gebruikers. Tevens zullen de opruimingskosten á 40 euro per uur van toepassing zijn.

6) Op het evenement is niet toegestaan om speakers of op andere wijze versterkte muziek mee te nemen.

7) Het is de deelnemer niet toegestaan binnen te roken, tenzij expliciet anders aangegeven.

8) Het hebben van een eigen sponsor, het organiseren van eigen gesponsorde competities en sponsoruitingen door middel van vlaggen/banners/projectie is niet toegestaan. In het geval van een samenwerking met een partij kan de bezoeker de partij verzoeken contact op te nemen met de organisatie voor sponsoring van het evenement. Het is dan uiteraard wel weer mogelijk een activiteit/competitie te verzorgen voor deze sponsor.

9) Actief flyeren op en rondom het evenement is niet toegestaan. Onder flyeren wordt het uitdelen van folders, autoruit plakkers, paalplakkers, muurplakkers en raamplakkers verstaan. Het verbod op flyeren is een verbod van zowel de gemeente en politie als de organisatie zelf. In het geval dat er illegaal flyeren wordt geconstateerd, zal de boete hiervoor 250 euro per flyer bedragen.

10) Enquêteren is alleen toegestaan met schriftelijke toestemming van de organisatie. Hieronder vallen petities, enquêtes en vragenlijsten in elke vorm.

11) De deelnemer zal zonder uitdrukkelijke toestemming geen actieve promotie maken voor bedrijven die geen sponsor zijn van het evenement.

F. Media

1) De organisatie behoudt zich het exclusieve recht voor om beeld- en/of geluidsopname, wel of niet in opdracht, te maken of laten maken. Personen die voorkomen in de opnamen kunnen geen recht doen gelden op enige vergoeding.

2) De organisatie is niet aansprakelijk voor beloften gemaakt door derden.

3) Beeld- en geluidsopnamen gemaakt op het evenement mogen enkel gebruikt worden voor niet-commerciële doeleinden. Voor commercieel gebruik van materiaal is vooraf overleg en schriftelijke toestemming vereist.

G. Prijzen

1) De organisatie behoudt zich het recht voor om prijzen aan te passen of te reduceren aan de hand van het aantal inschrijvingen.

2) De prijswinnaar dient aanwezig te zijn bij de prijsceremonie.

3) De ontvanger van een geldprijs is dezelfde persoon als de persoon die zich ingeschreven heeft voor de desbetreffende competitie of een door de winnaar aangegeven persoon, bedrijf of instantie.

4) Geldprijzen moeten maximaal binnen dertig dagen schriftelijk geclaimd worden.

5) Geldprijzen zullen maximaal negentig dagen na het evenement betaald worden in euro’s.

6) Het gewonnen prijzengeld van een speler (of team) kan onderworpen zijn aan afdracht van Nederlandse BTW, loon- of inkomstenbelasting. De ontvanger is zelf aansprakelijk voor een correcte opgave en afdracht van de toepasselijke belastingen.

Bijlage JoinedForces 2017

Aanvulling op Algemeen Reglement voor alle evenementen georganiseerd door JoinedForces.

A. Geluidsoverlast

1) Het is niet toegestaan speakersets mee te nemen naar JoinedForces 2017 in verband met geluidsoverlast.

B. Overnachten

1) De deelnemer mag enkel overnachten op de door de organisatie aangewezen plaatsen. Het overnachten in gangpaden is ten strengste verboden. De deelnemer mag bij het overnachten enkel gebruik maken van ‘normale’ spullen zoals luchtbed (geen twee-persoons) of slaapmatje, slaapzak en kussen. Het gebruik van tenten en andere abnormale overnachtingspullen is binnen de locatie verboden. Bij een geconstateerde overtreding wordt de deelnemer uitgesloten van verdere deelname aan het evenement, zonder teruggave van de entreeprijs.

2) In de slaapvertrekken geldt een laag geluidsniveau. De slaapvertrekken zijn er om te slapen en/of uit te rusten, andere activiteiten die de rust van de overige deelnemers verstoren zullen resulteren in uitsluiting van het evenement.

C. Parkeren

1) De deelnemer zal zijn voertuig alleen op de daarvoor bestemde plaatsen parkeren.
Let op: binnen de gemeente Deventer geldt een algemeen parkeerverbod buiten de officieel aangegeven parkeervakken
.

D. Bezoek

1) Iedere deelnemer van het evenement moet zich kunnen identificeren met een geldig paspoort of identiteitsbewijs en dient dit op verzoek van de organisatie te tonen.

2) Dagbezoekers dienen zich net als normale bezoekers te melden bij de entree. Zij betalen een lagere prijs voor het bezoek aan het evenement. Voorwaarde is echter dat zij geen computer of laptop bij zich hebben of lenen tijdens dit bezoek. Entreepersoneel, toezichthouders en organisatie is bevoegd om op ieder moment hierop te controleren.

3) Wanneer een bezoeker de toegang tot de locatie – om welke reden dan ook – ontzegd of geweigerd wordt, zal hij in geen geval het betaalde toegangsgeld terugkrijgen.

4) Kort voordat JoinedForces van start gaat, zal je een unieke incheckcode ontvangen. Deze kan je vanuit huis activeren, maar ook tijdens het evenement. Deelnemers jonger dan 18 jaar dienen het thuis te activeren in verband met toestemming van de ouders of voogd.

E. Food & Drinks

1) Het meebrengen van eigen eten en drinken, mits voor persoonlijk gebruik, is toegestaan. Bij gebruik van de lokale horecagelegenheid is het meebrengen van eigen consumpties verboden.

F. Locatie

1) Elke vorm van schade toegebracht door de bezoeker aan spullen van de organisatie en/of de locatie worden verhaald op de veroorzaker.

2) Wanneer er rommel is gemaakt, dient de persoon/personen in kwestie dit zelf op te ruimen. Bij overtreding kunnen schoonmaakkosten in rekening worden gebracht.

3) De deelnemer zal zijn voertuig alleen op de daarvoor bestemde plaatsen parkeren.

4) De stroomvoorziening zal enkel worden gebruikt voor het aansluiten van noodzakelijke computerapparatuur.

5) Het gebruik van alle voorzieningen geschiedt geheel op eigen risico.

G. Registratie

1) Profiel informatie zal worden gedeeld met de vereniging JoinTheForce.

Checklist, ben je klaar voor de LAN-Party?

Vraag en Antwoord